Coste para la empresa de la incapacidad temporal
La incapacidad temporal es un término utilizado para describir la situación en la que un trabajador se encuentra temporalmente incapacitado para realizar su trabajo debido a una enfermedad o lesión.
También conocida como baja médica, permiso de enfermedad o licencia por enfermedad, esta condición puede ser ocasionada por diversos factores, como accidentes laborales, enfermedades comunes o crónicas.
Diferentes tipos de incapacidades temporales
La incapacidad laboral transitoria es una situación en la cual el trabajador se encuentra temporalmente impedido para desempeñar sus funciones habituales debido a una enfermedad o accidente.
Dentro de este contexto, existen dos tipos principales de bajas:
- La baja por enfermedad común.
- La baja por accidente laboral.
Baja por enfermedad
La baja por enfermedad común se refiere a aquella situación en la cual el trabajador ha contraído una enfermedad que le impide desarrollar su trabajo durante un determinado periodo.
La duración estimada de esta incapacidad temporal puede variar dependiendo del tipo y gravedad de la enfermedad, así como del proceso de recuperación individual.
En general, las bajas por enfermedad común suelen tener una duración estimada que oscila entre unos días hasta varias semanas aunque puede extenderse hasta 18 meses.
Baja por accidente laboral
La baja por accidente laboral se produce cuando el trabajador sufre un percance o lesión durante el ejercicio de sus funciones laborales.
La duración estimada de esta incapacidad temporal también depende del tipo y gravedad del accidente, así como del proceso de recuperación individual.
En algunos casos más severos, las bajas por accidente laboral pueden extenderse durante 12 meses ampliables otros 6 meses.
¿Quién paga la incapacidad temporal de un trabajador?
Pago delegado
La incapacidad temporal la paga la empresa mediante el pago delegado.
El pago delegado consiste en que la empresa avanza el dinero de la prestación, pero luego lo recupera cuando presenta las cotizaciones, de modo que se descuenta un importe idéntico al que habrá adelantado para pagar la prestación.
Como excepción, la empresa puede solicitar que la entidad gestora se haga cargo del pago de la prestación.
Es decir, puede dejar de avanzar la prestación en régimen de pago delegado.
Para ello, debe tener menos de diez trabajadores y llevar más de seis meses pagando a uno de ellos una prestación de IT.
Baja por enfermedad o Contingencias comunes.
Las personas trabajadoras en situación de incapacidad temporal (IT) tienen derecho a una prestación.
Si la IT se deriva de contingencias comunes (es decir, de una enfermedad que no está relacionada con el trabajo) o de accidente no laboral:
- Los tres primeros días de la incapacidad temporal no se abonan, salvo si el convenio colectivo obliga a complementar la prestación. De ser así, la empresa asume íntegramente dicho complemento.
- La empresa asume la prestación desde el 4.o hasta el 15.o día .
- A partir del 16.o día, la prestación ya corre a cargo de la Seguridad Social. Sin embargo, es la empresa la que avanza el dinero al trabajador en régimen de pago delegado ; es decir, le abona la prestación de incapacidad laboral en la nómina y luego la recupera de las cotizaciones.
Baja por accidente laboral o Contingencias profesionales.
Si la incapacidad temporal deriva de contingencias profesionales (se produce por un accidente sufrido en el trabajo, como una caída durante la jornada laboral), la entidad gestora o mutua asume la prestación desde el día siguiente al accidente.
En este caso, la empresa no debe hacerse cargo de la prestación (avanza el dinero en régimen de pago delegado, pero luego lo recupera en las cotizaciones), aunque sí asume el sueldo del día de la baja .
Requisitos para acceder a la prestación por incapacidad temporal
- Para acceder a la prestación de IT derivada de contingencias comunes, el trabajador debe haber cotizado 180 días dentro de los cinco años anteriores.
- En caso de accidente –sea o no laboral– y enfermedad profesional, no se exige período previo de cotización.
Si la empresa incumple el pago de la prestación por IT
Si la empresa no abona la prestación de incapacidad laboral en régimen de pago delegado, será sancionada con multa de entre 751 y 7.501 euros, según la gravedad.
Importe de la prestación por incapacidad temporal
Contingencias comunes.
La prestación de incapacidad temporal derivada de contingencias comunes es del 60% de la base reguladora desde el 4.o al 20.o día de la baja, y del 75% a partir del 21.er día .
La base reguladora se calcula dividiendo la base de cotización del mes anterior entre el número de días cotizados.
En lo que respecta a los trabajadores a tiempo parcial, la base reguladora es el resultado de dividir las bases de los últimos tres meses entre los días naturales de ese período.
Contingencias profesionales.
Si la IT deriva de contingencias profesionales, el porcentaje aplicable a la base reguladora es del 75%.
La base reguladora de la prestación también se calcula dividiendo la base de cotización del mes anterior por los días cotizados, pero se añade el promedio de las cotizaciones por horas extraordinarias de los 12 meses anteriores.
Es cierto que, cuando un trabajador coge la baja, la empresa avanza el dinero de la prestación, pero luego lo recupera en las cotizaciones.
Ahora bien, ¿sabe que la empresa debe seguir cotizando y que ese dinero no se recupera?
Cotización a la seguridad social durante la incapacidad laboral
La empresa sigue cotizando
En ambos casos.
Durante la situación de incapacidad temporal (común o profesional), la empresa debe seguir cotizando a la Seguridad Social por la persona trabajadora .
Aunque la persona tenga el contrato suspendido y no preste servicios , la empresa seguirá asumiendo el coste de las cotizaciones.
A diferencia de lo que ocurre con la prestación, el importe de las cotizaciones no se recupera y lo asume íntegramente la empresa.
Bases y tipos de cotizaciones.
En estos casos la base de cotización es la correspondiente al mes anterior al de la baja y se le aplican los tipos de cotización previstos con carácter general:
| Contingencia | A cargo de la empresa | A cargo del trabajador | Total |
| Contingencias comunes | 23,60% | 4,70% | 28,30% |
| Mecanismo Equidad Intergeneracional (MEI) | 0,50% | 0,10% | 0,60% |
| Desempleo (contratos indefinidos) | 5,50% | 1,55% | 7,05% |
| Desempleo (contratos temporales) | 6,70% | 1,60% | 8,30% |
| FOGASA | 0,20% | – | 0,20% |
| Formación profesional | 0,60% | 0,10% | 0,70% |
| Contingencias profesionales | Según la actividad de la empresa | ||
En definitiva, ante una incapacidad temporal, la empresa asume los siguientes costes:
- El coste de la prestación del 4.o al 15.o día de la prestación si la IT deriva de contingencias comunes.
- El coste del posible complemento de la IT que pueda establecer el convenio colectivo.
- El coste de las cotizaciones de acuerdo con el cuadro anterior.
Ejemplo de una incapacidad Laboral (IT)
Ejemplo 1 de una incapacidad temporal
Un trabajador tiene un sueldo bruto de 1.800 euros y ha estado tres meses de baja.
Vea los costes para la empresa de la incapacidad laboral de esos meses:
| Concepto | A cargo de la empresa | A cargo de la Seguridad Social |
| Prestación días 1.o a 3.o | 0 | 0 |
| Prestación días 4.o a 15.o | 504 (1) | 0 |
| Prestación días 16.o a 30.o | 0 | 735 (210 + 525) (2) |
| Prestación segundo y tercer mes | 0 | 3.150 (3) |
| Coste cotización | 2.104,20 (701,40 × 3 meses) (4) | 0 |
| Coste total | 2.608,20 | 3.885 |
La base de cotización mensual de 2.100 euros (1.800 × 14/12) y la prestación durante este período –a cargo de la empresa– es del 60%.
El cálculo, por tanto, es el siguiente: 2.100 × 60%/30 días de cotización × 12 días de baja.
El cálculo es similar, aunque en este caso la prestación es del 60% durante cinco días (del 16.o al 20.o ) y del 75% por los restantes (del 21.er al 30.o ).
2.100 × 75% × 2 meses.
Base de cotización (2.100) × 33,40% (considerando un tipo de accidentes del 3%, que es el que corresponde a la industria química, y que se tiene un contrato indefinido).
Ejemplo 2 de una IT
Si en el caso del ejemplo anterior el convenio colectivo obliga a complementar la prestación hasta el 100% del salario bruto, el coste total se incrementaría en 1.011 euros, llegando hasta los 3.619,20 euros totales por los tres meses (2.608,20 + 1.011):
| Concepto | A cargo de la empresa |
| Complemento primer mes | 561 (1) |
| Complemento segundo y tercer mes | 450 (2) |
| Coste total | 1.011 euros |
Sueldo bruto del trabajador menos cantidades cobradas en concepto de prestación de IT: 1.800 – (504 + 735).
1.800 × 2 meses – 3.150.
Bonificaciones en las incapacidades temporales
Bonificación en mayores de 62 años
Incentivo a la incapacidad laboral.
Sin perjuicio de lo indicado en los párrafos anteriores, las empresas tendrán derecho a una reducción del 75% de las cuotas empresariales a la Seguridad Social por contingencias comunes mientras dure la situación de IT de aquellos trabajadores que tengan 62 años o más.
Ejemplo 3 de una incentivo a la incapacidad temporal
Si el empleado de los ejemplos anteriores ya ha cumplido 62 años, vea a continuación cuál será el coste definitivo para la empresa, así como la reducción que podrá aplicar en las cotizaciones:
| Concepto | A cargo de la empresa |
| Prestación días 1.o a 3.o | 0 |
| Prestación días 4.o a 15.o | 504 |
| Prestación días 16.o a 30.o | 0 |
| Prestación segundo y tercer mes | 0 |
| Complemento empresarial | 1.011 |
| Coste cotización | 2.104,20 (701,40 × 3 meses) |
| Reducción del 75% | -1.115,10 (1) |
| Coste total | 2.504,10 |
2.100 euros × 23,60% × 75% × 3 meses.
Durante las situaciones de incapacidad temporal, la empresa debe seguir asumiendo el coste de las cotizaciones a la Seguridad Social. Eso sí: si el afectado tiene 62 años o más, podrá aplicar una reducción del 75%.
¿Puedo llamarle si esta de baja por incapacidad temporal?
Llamar a un trabajador que se encuentra de baja por Incapacidad Temporal para interesarse por su salud no vulnera su derecho a la intimidad.
Derecho a la Intimidad
Una empresa tenía un protocolo de seguimiento de ausencias por el cual el coordinador se interesaba por el estado de salud de sus subordinados en caso de incapacidad temporal.
Pues bien, un sindicato consideró que ello atentaba contra el derecho a la desconexión digital y a la intimidad de los empleados y presentó una demanda contra la empresa.
Argumentos
El Tribunal Superior de Justicia de Galicia ha analizado el tema y ha desestimado la demanda por los siguientes motivos:
- Que el trabajador reciba una llamada para interesarse por su estado de salud no implica que tenga que estar conectado, por lo que no se vulnera el derecho a la desconexión.
- La llamada tampoco vulnera el derecho a la intimidad, porque no pretende coaccionar al afectado para que se reincorpore al trabajo. Es una simple llamada de cortesía. Si el empleado no la coge o indica que no quiere que se le llame, la empresa no volverá a hacerlo.
Recomendación de Asesoria Orihuela Costa
Si llama a un trabajador que se encuentra en situación de Incapacidad Temporal, céntrese en saber cómo se encuentra y si necesita ayuda, sin preguntarle sobre temas de trabajo ni sobre cuándo va a reincorporarse.
De este modo, se considerará que su llamada tiene como intención simplemente crear un buen ambiente laboral entre compañeros de trabajo.
