¿Como saber si un gasto es deducible?
Muchos Autónomos o empresario siempre quieren saber que gastos son deducibles de su negocio y poder deducirlos en su declaración de impuestos como el IVA o IRPF o IS. Esto le ayudará a pagar menos impuestos. Hay siempre una duda por que muchas veces que un gasto sea deducible o no se basa en la interpretación que hace hacienda de ese gasto. Que un gasto sea deducible es fundamental para un negocio.
Aquí hay algunas reglas que deben seguirse para poder aprovechar aquellos gastos que pueden ser deducibles.
Estudia La Definición De Gastos Deducibles De Impuestos.
Estudiar la definición de los gastos fiscales deducibles es el primer paso para determinar si un gasto es elegible.
De acuerdo con la normativa fiscal, se pueden deducir todos los gastos necesarios y razonables soportados que estén relacionados directamente con la generación de ingresos de la Actividad.
De otra manera, los gastos deducibles son gastos que un autónomo o empresa realiza durante el desarrollo su actividad y que Hacienda ( AEAT) permite contabilizar en las declaraciones de impuestos para que pague menos impuestos.
Hacienda nos permite entonces, contabilizar estos gastos como deducibles tanto para el cálculo del IVA como del IRPF, y solo esto puede marcar una diferencia gigantesca en tu negocio y en tus cuentas.
Si estás seguro de que tu gasto cae dentro de esa definición, entonces procede al siguiente punto.
Requisitos para considerar un gasto como deducible
Para hacienda estos son los requisitos para que una gasto se considere deducible :
Que estén vinculados a la actividad económica desarrollada. Es decir, que sean propios de la actividad, que sean necesarios para obtener los ingresos.
Que un gasto sea deducible está condicionado por el principio de su correlación con los ingresos. Esto es muy importante porque si por ejemplo tienes muchos gastos pero no tienes ingresos y solicitas la devolución del IVA, Hacienda puede negarte la devolución de esa IVA.
Nosotros recomendamos no solicitar la devolución y compensar con otros ejercicios. Tienes hasta 4 años para solicitar la devolución.
Que se encuentren convenientemente justificados.
Los gatos deducibles, deben justificarse, de forma prioritaria, mediante la factura. En el Iva no valen tickets, facturas proforma, recibos o incluso factura simplificada.
Ahora bien, y sin perjuicio de lo anterior, la factura no constituye un medio de prueba único y privilegiado respecto de la existencia del gasto, y corresponde al obligado tributario aportar pruebas sobre la realidad de las operaciones.
Que se hallen registrados en la contabilidad o en los libros-registro que con carácter obligatorio deben llevar los contribuyentes que desarrollen actividades económicas.
- Que sean exclusivos de la actividad. Es decir que no haya lugar a dudas que han sido utilizado solo para actividad.
Regla general de los gastos deducibles.
Un gasto es deducible cuando es necesario y exclusivo para el desarrollo de la actividad empresarial.
Este concepto de gasto ‘necesario’ o ‘exclusivo’ puede ser ambiguo así que aquí el mejor pensar en los gastos deducibles como lo interpreta Hacienda:
Un gasto es deducible cuando es necesario para poder realizar la actividad profesional y el producto o servicio adquiridos sólo se pueden utilizar para el desarrollo de la actividad.
Es decir, un gasto tiene que ser necesario y exclusivo de forma inequivoca, sin lugar a dudas. Si tienes dudas de si un gasto es o no es necesario y exclusivo para la actividad, seguramente no lo es. Con este ejemplo lo verás más claro.
Juan es agente inmobiliario y considera que su aspecto es
muy importante para su profesión. Por eso, decide comprarse ropa de marca para dar una mejor imagen al cliente.
Juan tiene mucha razón, y puede que su gasto sea necesario, pero no es exclusivo: pretende usarlo para su trabajo, pero también podría ponerse esa ropa en cualquier otra ocasión.
Sin embargo su mujer Marina, tiene un salón una peluquería y necesita uniformes para sus empleadas para trabajar. En este caso no hay dudas de que esos uniformes son exclusivos y necesarios para trabajar en la peluquería y no se los pueden poner en otra ocasión.
En conclusion:
- En el caso de Juan la ropa no es un gasto deducible porque no se puede considerar un gasto exclusivo.
- En el caso de Marina, la ropa sí es deducible porque es un gasto necesario y exclusivo sin lugar a dudas. La ropa es imprescindible para
realizar el trabajo y, a priori, no puede ser utilizado en ninguna otra
ocasión.
Un gasto es deducible cuando tienes una factura o en algunos casos puede ser suficiente el ticket.
Un gasto es deducible si tienes la factura.
La regla de los gastos deducibles nos dice que, para desgravar un gasto, debemos conservar una factura que demuestre la compra o servicio realizado.
¿Que requisitos tiene que cumplir una factura para que sea deducible?
La factura puede ser una factura completa o simplificada, pero siempre tiene que tener estos datos como mínimo:
- Número de factura
- Fecha de emisión de la factura
- Datos del proveedor: nombre, NIF o DNI y dirección fiscal
- Descripción del bien o servicio adquirido
- Precio del bien o servicio adquirido libre de impuestos (base imponible)
- Porcentaje de IVA aplicado
- Total a pagar
Nuestra recomendación, SIEMPRE SIEMPRE PEDIR FACTURA CON ESTOS DATOS para poder deducir el gasto, tanto del IRPF, el IS y IVA.
Algunas empresas te permiten pedir un factura mensual, otras te dan una factura simplificada y tienes que rellenar tus datos.
Cuidado con las facturas proformas
Una factura proforma es un documento que te dan ANTES de pagar lo que compras pero la factura proforma no es un documento contable y la factura proforma no sirve para deducir el gasto. Cuando pages , pide una factura oficial.
Pero, ¿qué pasa si no tienes una factura?
Hay gastos que no tienes facturas como la cuota mensuales de la seguridad social, las de colegios profesionales, los seguros, el IBI y algunos gastos bancarios.
En otras ocasiones, simplemente resulta muy difícil o imposible pedir la factura del servicio prestado, como suele pasar con los gastos y servicios en internet , los gastos de transporte, tren, autobús, taxi, etc.
En estos casos, debes conservar al menos un ticket o recibo que justifique el pago realizado. De esta manera podrás deducir el gasto para pagar menos IRPF o IS, pero ten en cuenta que, siempre que no tengas una factura del gasto, no podrás recuperar el Iva.
Controla tus Gastos con un registro preciso y detallado del coste Total.
Recuerda: Que se hallen registrados en la contabilidad o en los libros-registro que con carácter obligatorio deben llevar los contribuyentes que desarrollen actividades económicas.
Establecer un seguimiento preciso de tus gastos es lo más importante para que tu declaración de impuestos resulte exitosa. Por esta razón, es necesario llevar un registro detallado de todos los gastos incurridos en tu actividad.
Cada factura o recibo debe incluir el descripción y la cantidad exactas del gasto. De esta manera podrás reveler a Hacienda la finalidad del artículo y cumplir con los requisitos regulatorios relacionados con deducción fiscal.
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No menosprecies los pequeños Gastos Reales y considerados como necesarios para para tu actividad.
La gran mayoría de las personas que trabajan por cuenta propia suelen descuidar los pequeños conceptos como gastos en oficina, material y el transporte. Estos no son tan relevantes si se le compara con muchos otros gastos, como marketing o devolución de prestamos . Pero debes tener en cuenta que estas pequeñas cantidades también pueden sumar a tu favor para una mejor declaración de impuestos.
Pregunta A Tu Experto Contable Acerca De Los Gastos Que Pueden Ser Deducibles Fiscalmente, De Antemano A La Presentación De Tu Declaración Anual De Impuestos
Si quieres ahorrar en impuestos, pregunta a tu experto contable acerca de los gastos que pueden ser deducibles fiscalmente. Esto te ayudará a tomar decisiones informadas a la hora de gastar y también te permitirá saber con antelación si un gasto se considera fiscalmente deducible. Casi cualquier cosa puede ser declarada como un gasto deducible, desde el papel para la impresora hasta los viajes de negocios, así que recuerda que todos estos pequeños detalles cuentan.
¿ Que es una liberalidad?
Liberalidades
Entre los gastos no deducibles que puede tener una empresa, las liberalidades son una de las partidas que más dudas generan.
¡Y a veces Hacienda considera ciertos gastos como una liberalidad cuando en realidad no lo son!
En general, tienen tal carácter las entregas de bienes o prestaciones de servicios efectuadas sin contraprestación .
No obstante, hay excepciones; vea algunas de ellas.
Atenciones a trabajadores
No se consideran liberalidades –y, en consecuencia, sí son deducibles– los gastos por atenciones a trabajadores cuando se ajustan a los usos y costumbres de la empresa (por ejemplo, las cestas de Navidad), sin límite establecido.
Eso sí: estas atenciones se consideran una mayor retribución en especie para los empleados; por tanto, la empresa debe satisfacer a Hacienda el ingreso a cuenta del IRPF.
Atenciones a clientes
Tampoco son liberalidades los gastos por atenciones a clientes o proveedores cuando no superen, en global, el 1% de la cifra de negocios del ejercicio (la cuantía que exceda de dicho límite ya no es deducible). Por ejemplo, se consideran incluidos en este concepto y sujetos al límite del 1% los gastos derivados de comidas de trabajo con clientes y proveedores.
Promoción de ventas
Igualmente, no se consideran una liberalidad los gastos realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y la prestación de servicios.Por ejemplo, la entrega a clientes de obsequios de escaso valor con la intención de promocionar las ventas constituye un gasto de promoción y, por tanto, es deducible sin límite alguno.
Además, son gastos deducibles –y no liberalidades– aquellos gastos contabilizados realizados a título gratuito y diferentes a los anteriores cuando estén correlacionados con la actividad empresarial y dirigidos a mejorar –directa o indirectamente– el resultado presente o futuro de la empresa, y siempre que sus destinatarios no sean socios
